Întâlnirea s-a desfăşurat la București, la sediul Bibliotecii Naționale a României, iar primarul Emil Boc a reprezentat municipiul Cluj-Napoca alături de Rarita Zbranca, manager cultural, membru al echipei de implementare a proiectului „Cluj-Napoca 2021 – Capitală Culturală Europeană”.
Reuniunea a constat într-o videoconferință la care a participat Steve Green, președintele juriului de experți, Sylvain Pasqua, reprezentantul Comisiei Europene, reprezentanții Ministerului Culturii și ai celor patru orașe rămase în competiție: Cluj-Napoca, Baia Mare, București și Timișoara.
Obiectivul întâlnirii a vizat informarea candidaților cu privire la pregătirea reuniunii de selecție, prin explicarea detaliată a raportului juriului și a recomandărilor formulate de acesta.
